Règlements de la corporation — Harmonie musicale de Lachenaie

---

Sections principales

Harmonie musicale de Lachenaie Règlements généraux de la corporation

SIÈGE SOCIAL ET LOGO

• 1. Siège social

  Le siège social de la corporation « Harmonie musicale de Lachenaie » (ci-après désignée « la corporation ») est établi dans la ville de Terrebonne au numéro 3487 du chemin Saint-Charles ou à tout autre endroit dans la ville de Terrebonne que le conseil d’administration de la corporation pourra de temps à autre déterminer.

• 2. Logo et en-tête

  Le logo et l’en-tête (ci-haut) de la corporation, dont la forme est déterminée par le conseil d’administration, ne peut être employé qu’avec le consentement du président ou du secrétaire trésorier.

LES MEMBRES

• 3. Catégories

  La corporation comprend deux (2) types de membres, à savoir les membres actifs et les membres honoraires.

• 4. Membres actifs

  Est membre actif de l’Harmonie musicale de Lachenaie toute personne physique intéressée aux buts et impliquées aux activités de la corporation, se conformant aux normes d’admission établies de temps à autre par résolution du conseil d’administration et en conformité avec le code de déontologie (contrat) et les règlements imposés à la corporation par la ville de Terrebonne.

  Les membres actifs ont le droit de participer à toutes les activités de la corporation, de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, d’assister à ces assemblées. Les membres actifs ont droit de vote aux assemblées et sont éligibles comme administrateurs s’ils sont âgés de 18 ans ou plus sous réserve de l’article 5 du présent règlement.

  • 4a. Membres honoraires

    Compte tenu de la nature des activités de la corporation, le conseil d’administration peut aussi nommer des membres honoraires pour palier un manque de membres actifs lors d’activités.

    Les membres honoraires peuvent participer aux activités de la corporation et assister aux assemblées des membres, mais ils n’ont pas le droit de voter lors de ces assemblées. Ils ne sont pas éligibles comme administrateurs de la corporation. Ils ne sont pas tenus de verser des cotisations ou des contributions.

• 5. Cotisation

  Le conseil d’administration, par résolution, fixera le montant des cotisations semestrielles pour les membres actifs. Les dates de renouvellement de ces cotisations sont fixées au 1^er mars et au 1^er novembre de chaque année. Aucune cotisation payée ne sera remboursable en cas de suspension, de radiation ou de retrait d’un membre actif.

  Pour avoir droit de vote à l’assemblée générale, un membre doit être inscrit au moins trois (3) mois avant la date de cette assemblée. Par ailleurs, un membre qui n’acquitte pas sa cotisation à sa date d’exigibilité recevra un avis écrit l’invitant à payer sa cotisation dans les dix (10) jours, après quoi, il peut se voir rayé de la liste des membres ou exclus des activités de la corporation par résolution du conseil d’administration.

• 6. Droit de refus

  Compte tenu de la nature des activités de la corporation, il est loisible au conseil d’administration de refuser, par résolution, la participation de toute personne comme membre actif, si cette dernière est âgée de moins de 16 ans ou si cette dernière joue d’un instrument joué par suffisamment de membres actifs.

• 7. Retrait

  Tout membre peut se retirer comme tel en tout temps, en signifiant ce retrait à un membre du conseil d’administration de la corporation.

• 8. Suspension et radiation

  Tout membre qui omet de verser la cotisation à laquelle il est tenu verra son adhésion suspendue jusqu’à l’acquittement (incluant les arrérages) de celle-ci.

  Tout membre qui ne respecte pas les règlements généraux et/ou le code de déontologie (contrat) verra son adhésion suspendue. Un ancien membre peut redevenir actif en s’impliquant à nouveau au sein de la corporation et en corrigeant ce pourquoi il a été suspendu. Le conseil d’administration peut aussi radier définitivement tout membre qui commet un acte jugé indigne, contraire ou néfaste aux buts poursuivis par l’Harmonie musicale de Lachenaie. La décision du conseil d’administration à cette fin sera finale et sans appel.

• 9. Code de déontologie

  Le conseil d’administration peut, par résolution, établir un code de déontologie auquel les membres de la corporation seront tenus de se conformer.

ASSEMBLÉE DES MEMBRES

• 10. Assemblée annuelle

  Une assemblée annuelle des membres de la corporation sera tenue à la date que le conseil d’administration se fixe chaque année, idéalement dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la fin de l’exercice financier de la corporation. L’assemblée annuelle est tenue au local de répétition de la corporation ou à tout autre endroit (dans la province de Québec) fixé par le conseil d’administration.

• 11. Assemblées spéciales

  Les assemblées spéciales des membres sont tenues à l’endroit fixé par le conseil d’administration ou par la ou les personnes qui convoquent ces assemblées. Il appartient au président ou au conseil d’administration de convoquer ces assemblées, lorsqu’elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires de la corporation. Cependant, le conseil d’administration est tenu de convoquer une assemblée spéciale des membres sur réquisition à cette fin, par écrit, signée par au moins un cinquième (1/5) des membres actifs et cela dans les dix (10) jours suivant la réception d’une telle demande écrite, qui devra spécifier le but et les objectifs d’une telle assemblée spéciale; à défaut par le conseil d’administration de convoquer une telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires de la demande écrite. L’assemblée spéciale devra se tenir dans les trente (30) jours suivant la convocation.

• 12. Avis de convocation

  Toute assemblée des membres pourra être convoquée par lettre remise en main propre ou par lettre adressée à chaque membre qui y a droit à sa dernière adresse connue. L’avis de convocation d’une assemblée spéciale devra mentionner en plus de la date, l’heure, et l’endroit de l’assemblée, les sujets qui y seront discutés. Seuls les sujets indiqués pourront être discutés. Cependant, une assemblée pourra être tenue sans préavis si tous les membres actifs sont présents ou si les absents ont donné leur consentement. La présence d’un membre à une assemblée couvre le défaut d’avis à ce membre. L’omission accidentelle de faire parvenir un avis de convocation à un ou quelques membres ou la non réception d’un avis par toute personne n’a pas pour effet de rendre nulles les résolutions adoptées à cette assemblée pour autant que le quorum y est respecté. Le délai de convocation des assemblées des membres est d’au moins dix (10) jours francs.

• 13. Quorum

  Une majorité simple (50% + 1) des membres en règle de la corporation constitue le quorum pour toute assemblée (générale ou spéciale).

• 14. Vote

  À une assemblée des membres, les membres actifs en règle présents ont droit à un vote chacun. Le vote par procuration n’est pas permis. En cas d’égalité des voix, le président n’a pas de voix prépondérante (droit de veto). Si le conseil d’administration n’a pas consensus, il est convenu de reporter la discussion à la prochaine réunion. Le vote se prend à main levée, à moins que deux (2) des membres présents ne réclament un scrutin secret. Dans ce cas, le président de l’assemblée nomme deux (2) scrutateurs (qui peuvent, mais ne doivent pas être membres actifs), ayant pour fonctions de distribuer, recueillir et compiler les bulletins de vote. À moins de stipulation contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les questions soumises à l’assemblée des membres seront tranchées à la majorité simple (50% + 1) des voix validement données.

• 15. Président et secrétaire d’assemblée

  Les assemblées des membres sont présidées par le président ou le trésorier de la corporation selon leur décision. C’est le secrétaire de la corporation qui agit comme secrétaire des assemblées. À leur défaut, les membres choisissent parmi eux un président et/ou un secrétaire d’assemblée.

• 16. Procédure

  Le président de toute assemblée veille au bon déroulement de l’assemblée et en général conduit les procédures sous tous rapports.

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

• 17. Mandat

  Le conseil d’administration est décisionnel et a un mandat d’exécution des décisions prises en assemblée générale. Il peut créer tout comité ou tout poste d’administrateur qu’il juge nécessaire pour administrer la corporation.

• 18. Nombre

  Les affaires de la corporation sont administrées par un conseil d’administration composé initialement des administrateurs provisoires désignés dans les lettres patentes, et par la suite, à compter de leur élection lors de la première assemblée des membres d’au moins trois (3) membres actifs et pouvant aller jusqu’à sept (7) membres actifs.

• 19. Durée des fonctions

  Chaque administrateur entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. La durée du mandat des membres du conseil d’administration est de deux (2) ans.

• 20. Éligibilité des membres

  Sauf en conformité avec les articles 6 et 9 du règlement no. 1 et en conformité avec le code de déontologie, seuls les membres actifs de la corporation sont éligibles comme administrateurs. Les administrateurs sortant de charge sont rééligibles.

• 21. Élection

  Les administrateurs sont élus à même les membres actifs présents lors de l’élection. Pour qu’une candidature soit acceptée, elle doit être proposée puis secondée par des membres. Chaque poste d’administrateur est comblé par un vote distinct. Dans le cas où il y a plusieurs candidatures pour un même poste, l’élection sera faite à la majorité simple (50% + 1). Dans le cas où une seule candidature est présentée pour combler un poste, l’élection sera aussi faite à la majorité simple (50% + 1) en opposant le candidat à la chaise. En cas d’égalité, on procède à un second tour de scrutin. En cas de gain de la chaise, le poste est déclaré vacant et, dans le cas des officiers seulement, un membre pourra être nommé par le conseil d’administration afin d’assurer le bon fonctionnement des affaires de la corporation.

• 22. Poste vacant

  Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du conseil d’administration, mais le remplaçant ne demeure en fonction que jusqu’à l’assemblée générale annuelle suivante. Lorsque des vacances (postes vacants) surviennent dans le conseil d’administration, il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de les remplir ou de cumuler des fonctions. Les administrateurs restant peuvent validement continuer à exercer leurs fonctions, du moment qu’un quorum subsiste.

• 23. Retrait d’un administrateur

  Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui :

  • a)

    présente par écrit sa démission au conseil d’administration;

  • b)

    décède, devient insolvable ou interdit;

  • c)

    cesse de posséder les qualifications requises;

  • d)

    est destitué par un vote à majorité simple (50% + 1) des membres actifs réunis en assemblée spéciale convoquée à cette fin;

  • e)

    après deux absences non motivées aux réunions du conseil d’administration, une lettre avertira le membre de ce fait et en cas d’une troisième absence non motivée, cet administrateur sera démis de ses fonctions.

• 24. Rémunération

  Les administrateurs ne sont pas rémunérés comme tel pour leurs services.

• 25. Indemnisation

  Tout administrateur, ses héritiers et ayants droit sera tenu, au besoin et à toute époque, à même les fonds de la corporation, indemne et à couvert :

  • a)

    de touts frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée contre lui, à l’égard ou en raison d’actes posés ou choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice de ses fonctions;

  • b)

    de tous autres frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de la corporation ou relativement à ces affaires excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

ASSEMBLÉE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

• 26. Date

  Les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire, mais au moins deux (2) fois par année afin de planifier la session suivante et de faire le bilan de la session précédente.

• 27. Convocation et lieu

  Les assemblées du conseil d’administration sont convoquées par le président de la corporation, soit sur décision du président lui-même ou sur demande écrite d’au moins deux (2) des administrateurs. Elles sont tenues au siège social de la corporation ou à tout autre endroit sur lequel le conseil d’administration est unanime.

• 28. Avis de convocation

  L’avis de convocation à une assemblée du conseil d’administration se donne par lettre adressée à chaque administrateur à sa dernière adresse connue. Cet avis peut aussi se donner par téléphone ou par courrier électronique. Le délais de convocation est d’au moins deux (2) jours francs. La présence d’un administrateur à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à cet administrateur.

• 29. Quorum et vote

  Le quorum pour la tenue des assemblées du conseil d’administration est de la majorité simple (50% + 1) des administrateurs. Ce quorum doit être présent pour toute la durée de l’assemblée. Les questions sont décidées à la majorité des voix, le président n’ayant pas de voix prépondérante au cas de partage voix. Dans ce cas, les administrateurs décident à majorité simple si la question sera tranchée en assemblée des membres ou reportée à la prochaine réunion du conseil d’administration.

• 30. Président et secrétaire d’assemblée

  Les assemblées du conseil d’administration présidées par le président ou le trésorier de la corporation selon leur décision. C’est le secrétaire de la corporation qui agit comme secrétairedes assemblées. À leur défaut, les administrateurs choisissent parmi eux un président et/ou un secrétaire d’assemblée.

• 31. Procédure

  Le président de toute assemblée veille au bon déroulement de l’assemblée et en général conduit les procédures sous tous rapports.

• 32. Résolution signée

  Une résolution écrite, signées par tous les administrateurs est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du conseil d’administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de la corporation, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier.

• 33. Participation par téléphone

  Les administrateurs peuvent, si tous sont d’accord, participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux, notamment par téléphone. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.

• 34. Procès-verbaux

  Les membres de la corporation peuvent sur demande, consulter les procès-verbaux et résolutions du conseil d’administration.

• 35. Ajournement

  Une assemblée du conseil d’administration peut être ajournée en tout temps par le président de l’assemblée ou par un vote majoritaire des administrateurs présents, et cette assemblée peut être tenue telle qu’ajournée sans qu’il soit nécessaire de la convoquer à nouveau.

LES OFFICIERS

• 36. Désignation

  Les officiers de la corporation sont : le président, le trésorier, le secrétaire, ainsi que tout autre officier dont le titre et les fonctions peuvent être déterminés par résolution du conseil d’administration. Sauf en conformité avec l’article 39 du présent règlement, une même personne ne peut cumuler plusieurs postes d’officiers. Il est loisible au conseil d’administration de faire élire des administrateurs supplémentaires pour assurer la bonne gestion de la corporation et de les faire élire conformément aux articles 18,20 et 21.

• 37. Élection

  Le conseil d’administration doit, à la première assemblée annuelle des membres, et par la suite lorsque les circonstances l’exigent, élire ou nommer les officiers de la corporation.

• 38. Rémunération

  Les officiers de la corporation ne sont pas rémunérés comme tels pour leurs services.

• 39. Délégation de pouvoirs

  Au cas d’absence ou d’incapacité d’un officier de la corporation ou pour toute raison jugée suffisante par le conseil d’administration, ce dernier peut déléguer les pouvoirs de cet officier à un autre officier ou à un membre du conseil d’administration.

• 40. Président

  Le président est l’officier exécutif en chef de la corporation. Il voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration, il est responsable de la direction musicale et remplit toutes les tâches qui lui sont confiées par le présent règlement. Il signe les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs qui peuvent, de temps à autre, lui être attribués par le conseil d’administration.

• 41. Trésorier

  Le trésorier a la charge et la garde des fonds de la corporation et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis de l’actif et du passif ainsi que des recettes et déboursé dans des livres ou un logiciel approprié à cette fin. Il dépose dans une institution financière déterminée par le conseil d’administration, les deniers de la corporation. Les membres actifs peuvent examiner les livres sur demande. Il a la garde du logo de la corporation. Il signe les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs qui peuvent, de temps à autre, lui être attribués par le conseil d’administration.

• 42. Secrétaire

  Le secrétaire assiste aux assemblées des membres et du conseil d’administration et il en rédige les procès-verbaux. Il a la garde du registre de la corporation, des procès-verbaux et de tous les autres registres corporatifs. Il a la garde et la charge des partitions originales de l’harmonie et a la responsabilité d’en faire les photocopies. Il remplit tous les devoirs qui peuvent, de temps à autre, lui être attribués par le conseil d’administration.

• 43. 1^er Administrateur

  Cet administrateur a la garde et la charge de la liste des membres. Il a la garde et la charge de l’inventaire qui doit être à jour et du prêt de matériel par la corporation. Il a pour fonction de gérer les absences et les présences des membres lors des activités de la corporation et de faire rapport au conseil d’administration. Il est responsable des copies de partitions remises aux musiciens. Il remplit tous les devoirs qui peuvent, de temps à autre, lui être attribués par le conseil d’administration.

• 44. Démission ou destitution

  Tout officier peut démissionner en tout temps en remettant sa démission par écrit au président ou au secrétaire de la corporation ou lors d’une assemblée du conseil d’administration. Les officiers sont sujets à destitution pour ou sans cause par résolution du conseil d’administration, sauf convention contraire par écrit.

• 45. Vacance

  Si les fonctions de l’un quelconque des officiers des officiers de la corporation deviennent vacantes par suite de décès, de démission ou de toute autre cause, le conseil d’administration peut élire ou nommer une personne qualifiée pour remplir cette vacance et cet officier reste en fonction pour une période maximale de six (6) mois. Après quoi la fonction vacante occupée par un officier ainsi remplacé doit être soumise à élection lors d’une assemblée des membres.

DISPOSITIONS FINANCIÈRES

• 46. Année fiscale

  L’exercice financier de la corporation se terminera le 30 août de chaque année.

• 47. États financiers

  Les livres de la corporation sont fermés après chaque fin d’année par le trésorier de la corporation. Les états financiers de la corporation sont préparés par le trésorier chaque année, aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier.

EFFETS BANCAIRES ET CONTRATS

• 48. Effets bancaires

  Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la corporation sont signés par deux personnes, soit le président et le trésorier de la corporation.

• 49. Emprunts

  Il est loisible au conseil d’administration, s’il le juge opportun, de faire des emprunts de deniers sur le crédit de la corporation.

• 50. Contrats

  Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation sont au préalable approuvés par le conseil d’administration et, sur telle approbation, sont signés par le président et/ou le trésorier, ou par tout autre officier ou toute autre personne désignée par le conseil d’administration, pour les fins d’un contrat ou d’un document particulier.

MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

• 51. Modifications

  Le conseil d’administration a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition du présent règlement, mais toute telle abrogation ou modification ne sera en vigueur, à moins que dans l’intervalle elle ne soit ratifiée par une assemblée générale spéciale des membres, que jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres; et si cette abrogation ou modification n’est pas ratifiée à la majorité simple des voix (50% + 1) lors de cette assemblée annuelle, elle cessera, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.

---